Het is belangrijk om een wisseling van salarispakket en een wisseling van salarisprofessional/belastingadviseur (hierna: pakketwissel) goed voor te bereiden. In het bijzonder is aandacht nodig voor:

• de bewaarplicht;
• het kunnen corrigeren over oude jaren;
• het overnemen van het Nummer inkomstenverhouding (NumIv), inclusief oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding;
• het continueren van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR);

Het is de ervaring van de Belastingdienst dat na een pakketwissel rondom deze thema’s problemen kunnen ontstaan.

Bewaarplicht
De inhoudingsplichtige moet alle gegevens uit de administratie - die belangrijk zijn voor de belastingheffing - bewaren. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van zeven jaar.

Voor sommige gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet inhoudingsplichtige tenminste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

• loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens voor de loonheffingen;
• kopieën van identiteitsbewijzen;
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die de werkgever van zijn werknemers heeft gekregen.

Bij een eventuele belastingcontrole moeten gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. Ook wanneer een inhoudingsplichtige (een deel van) de administratie door bijvoorbeeld een salarisprofessional laat verzorgen, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.

Corrigeren oude jaren

De inhoudingsplichtige is verplicht te corrigeren als hij, de salarisprofessional of een inspecteur een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van vijf kalenderjaren na afloop van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft.

De werkgever moet aangiften kunnen corrigeren die met het vorige pakket zijn gedaan. Vaak kan dit niet met het nieuwe pakket. Maak zo nodig afspraken met de leverancier van het oude pakket, zodat met het vorige pakket of met behulp van de pakketleverancier nog vijf jaar lang correctieberichten kunnen worden verzonden.

Inkomstenverhouding

In de aangifte loonheffingen vermeldt de werkgever gegevens van werknemers en uitkeringsgerechtigden in zogenoemde inkomstenverhoudingen. In de meeste gevallen is de inkomstenverhouding gelijk aan de dienstbetrekking. Aan elke inkomstenverhouding moet de werkgever een nummer toekennen, het NumIv.

Heeft de werkgever voor een inkomstenverhouding in het oude pakket eenmaal een bepaald nummer gekozen, gebruik dat nummer - dan ook na pakketwissel - in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Een pakketwissel is geen reden om het nummer inkomstenverhouding te wijzigen. Zo voorkomt de werkgever dat in de polisadministratie bij UWV een andere dienstbetrekking lijkt te ontstaan.

Ook moet de werkgever de oorspronkelijke aanvangsdatum van de inkomstenverhouding overnemen. Een pakketwissel leidt dus niet tot een nieuwe ’Datum aanvang inkomstenverhouding’.

Een werkgever kan aan zijn oude pakketleverancier vragen hoe hij de gegevens (‘NumIv’ en ‘Datum aanvang inkomstenverhouding’) kan vinden in het oude pakket en hoe hij die kan kopiëren naar het nieuwe pakket.

Voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR)

Als de werkgever per 1 januari van salarispakket wisselt, ontstaan er geen problemen met VCR.

Als de werkgever in de loop van het jaar van pakket wisselt, kan dit leiden tot een probleem met de toepassing van VCR. De premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet berekent hij namelijk volgens de VCR-systematiek. Daarbij heeft de werkgever de cumulatieven van de voorliggende loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar nodig: het cumulatief SV-loon, het eerder in aanmerking genomen cumulatief premie- en bijdrageloon en het cumulatief maximumpremie- en bijdrageloon.

Om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen, worden in de praktijk vaak de aangiften loonheffingen over voorliggende tijdvakken opnieuw ingediend met het nieuwe pakket. Dit is formeel niet toegestaan en leidt vaak tot ongewenste financiële effecten (naheffingen of teruggaven). Een pakketwissel per 1 januari voorkomt dit VCR-probleem.

Als de werkgever toch op een ander moment dan 1 januari van pakket wisselt, is het raadzaam vooraf contact op te nemen met de inspecteur van het Belastingkantoor. Deze kan dan maatregelen treffen om de eventuele ongewenste gevolgen te beperken.

Voorbeeld pakketwissel per 1 juni

Een werkgever stapt per 1 juni over naar een ander salarispakket. Met het vorige salarispakket zijn aangiften ingediend van januari tot en met mei. De salarisprofessional voert alle gegevens vanaf 1 januari opnieuw in. Het pakket verzendt vervolgens nieuwe aangiften over januari tot en met mei om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen.

Als de werkgever al eerder aangifte heeft gedaan, mag hij na afloop van het tijdvak niet nogmaals een aangifte indienen. De Belastingdienst verwerkt de nieuwe aangiften als losse correcties. De bedragen van de correcties kunnen iets afwijken van de oorspronkelijke aangiften. De werkgever ontvangt dan vijf teruggaafbeschikkingen of naheffingsaanslagen van de Belastingdienst. Dit kan vragen oproepen bij de werkgever.

Als de werkgever eerst contact opneemt met de Belastingdienst, kan de Belastingdienst alle losse correcties in 1 keer behandelen. De werkgever ontvangt dan meestal nog maar één teruggaaf of naheffingsaanslag.

Wisseling van salarisprofessional

Tot slot is het van belang dat de inhoudingsplichtige en de oude en nieuwe salarisprofessional duidelijke afspraken maken over het moment van beëindiging en start van de dienstverlening. Hiermee voorkomen zij dat loonaangiften dubbel worden ingediend of onjuiste gegevens worden aangeleverd.

Bron: Belastingdienst/VNSa