Als ondernemer kunt u worden geconfronteerd met de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA). U kunt dan aansprakelijk gesteld worden voor de belastingschuld van degene aan wie u een bepaald werk heeft uitbesteed. Deze aansprakelijkheid is nooit helemaal uit te sluiten. U kunt echter wel een aantal maatregelen nemen om het risico op aansprakelijkstelling aanzienlijk te verminderen of om de hoogte van de aansprakelijkstelling te beperken. Een van deze maatregelen is het bijhouden van een goede administratie.
Lees ook het thema dat over dit onderwerp is geschreven.
Administratie bijhouden
Een aansprakelijkstelling komt vaak op een zeer hoog bedrag uit. Indien het failliete bedrijf zijn loonadministratie niet goed op orde had, zal de Belastingdienst de verschuldigde belasting schatten, waarbij vaak het (hoge) anoniementarief gehanteerd zal worden. U kunt de hoogte van de aansprakelijkheidsschuld matigen als u goed heeft geregistreerd wie er exact voor hoeveel uren voor u heeft gewerkt. De belangrijkste gegevens die u moet registreren zijn de persoonsgegevens van de arbeidskrachten (NAW-gegevens, kopie paspoorten en BSN/sofinummers) en de gewerkte uren.
Bewaartermijn administratieve gegevens
De wettelijke bewaartermijn voor administratieve gegevens is 7 jaar. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst nog aansprakelijk kan stellen voor belastingschulden die 10 jaar oud zijn. Het is voor de Belastingdienst zeer gemakkelijk om deze termijn op te rekken door stuiting van de invorderingstermijn. Een aansprakelijkstelling kan dus ruim na het verstrijken van de bewaartermijn plaatsvinden. Wij raden u daarom aan om uw administratie met betrekking tot inlening en onderaanneming minstens 10 jaren te bewaren, het liefst nog langer. Wel kunt u na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn bekijken of de gegevens compacter kunnen worden bewaard.
Strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens?
De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) regelt wanneer het is toegestaan om persoonsgegevens aan derden te verstrekken:
- De werknemer geeft expliciet toestemming (dit kan met een schriftelijke verklaring).
- Er is sprake van een wettelijke verplichting.
- Indien er sprake is van een gerechtvaardigd belang van de organisatie of van de derde aan wie de gegevens worden verstrekt.
Ten aanzien van het BSN/sofinummer is sprake van een wettelijke verplichting, waardoor het toegestaan is om deze gegevens aan derden te verstrekken. Dit geldt niet voor kopieën van identiteitsbewijzen. De vervolgvraag is dan of er wel een gerechtvaardigd belang is. Wij kunnen dit niet met zekerheid zeggen, maar wij menen dat dat heel goed te verdedigen is. Zolang dit echter niet zeker is, raden wij u aan om hierover afspraken met de werknemers te maken.
Bron: BDO
Informatiesoort: Nieuws
Rubriek: Invordering
24