Afrekensystemen zijn bedoeld om transacties te registreren en hiervan een kassabon uit te draaien. Een ondernemer kan een kassa configureren voor meerdere gebruikers en artikelgroepen en soms ook inrichten voor het bijhouden van voorraadgegevens. Alles moet hij op de kassa bijhouden, inclusief kortingen, retouren, foutbonnen en type betalingen. Vaak is een kassa ook gekoppeld aan externe systemen, zoals bijvoorbeeld bestelplatforms, financiële en voorraadsystemen.

Ook een pinautomaat is vaak gekoppeld aan het afrekensysteem. Het is belangrijk dat de gegevens via deze koppelingen juist en volledig verwerkt worden. Een kassa is daarom een uitstekend middel voor interne controle en verantwoording van de geldstromen in de onderneming.

Wettelijke verplichtingen

Een ondernemer die een afrekensysteem gebruikt moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Dit wetsartikel beschrijft drie essentiële elementen:

1. Administratieplicht (lid 1): Om juist en volledig aangifte te kunnen doen is het belangrijk dat de ondernemer de administratie goed bijhoudt. De vastleggingen in de administratie vormen immers de basis voor de aangiften die de ondernemer indient.
2. Bewaarplicht (lid 1): De ondernemer moet de detailgegevens, die in het geautomatiseerde bestel- en kassasysteem zijn ingevoerd, bewaren als deze voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Zie hiervoor ook het arrest van de Hoge Raad van 21 maart 2008, ECLI:NL:HR:2008:BC7256.
3. Controleerbaarheid binnen redelijke termijn (lid 6): De Belastingdienst moet binnen een redelijke termijn de administratie van de ondernemer kunnen controleren. Hoe lang deze termijn is, wordt per individueel geval bepaald en hangt nauw samen met de aard en de omvang van de activiteiten en het al dan niet gebruikmaken van geautomatiseerde administratietechnieken.

Praktijkproblemen

Tijdens controle door de Belastingdienst blijkt vaak dat ondernemers niet aan hun wettelijke verplichtingen hebben voldaan. Dit heeft in de rechtspraak geleid tot enkele bruikbare richtlijnen. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

• Afrekensysteem kan geen géén back-up of export van vastgelegde detailgegevens maken
  Regelmatig blijkt dat een afrekensysteem niet of nauwelijks de mogelijkheid biedt om alle detailgegevens gedurende de - wettelijke - bewaartermijn te bewaren. Of ondernemers hebben de hiervoor beschikbare software niet aangeschaft. De capaciteit van het afrekensysteem is niet toereikend alle transacties te bewaren.
  Hoewel alle detailgegevens die een ondernemer in eerste instantie digitaal (elektronisch) vastlegt ook digitaal moet bewaren, kan hij met afrekensystemen géén back-up of export van deze gegevens maken. Dit ontslaat hem echter niet van zijn bewaarplicht en de controleerbaarheid binnen een redelijke termijn. Van overmacht is dan ook géén sprake zoals blijkt uit dit arrest van de HR 26 juni 2015, ECLI:NL:HR:2015:1740. De Belastingdienst merkt hierbij op dat ook de goedkope afrekensystemen van nu gegevens langere tijd kunnen bewaren en exporteren.
• Detailgegevens geconverteerd van digitaal naar papier
  De controleerbaarheid binnen een redelijke termijn wordt ook drastisch beperkt als een ondernemer - voordat hij detailgegevens overschrijft - binnen een afrekensysteem de optie toepast om detailgegevens te converteren van digitaal naar papier, door het printen van z-afslagen en in uitzonderlijke gevallen ook de detailgegevens. Uit deze uitspraak van Rechtbank Gelderland uit 2019 blijkt dat papieren kassarollen (voor zover aanwezig) zich niet lenen voor een goede en efficiënte controle door de Belastingdienst.
  Bij een gemiddelde ondernemer in de detailhandel of horeca is al snel sprake van honderden kassarollen per jaar. Daarnaast worden gegevens op thermische kassarollen na verloop van tijd onzichtbaar.

Keurmerksysteem

Als de ondernemer makkelijker aan zijn verplichtingen wil voldoen, kan hij kiezen voor de aanschaf van een keurmerkkassa, of een kassa die aan de eisen van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (SBA) voldoet. Maar ook in die gevallen geldt dat hij zelf verantwoordelijk is en blijft, bijvoorbeeld voor het regelmatig maken en bewaren van een back-up.

De Belastingdienst heeft in samenwerking met verschillende ketenpartners een whitepaper samengesteld, getiteld ‘Whitepaper afrekensystemen SBA’. Hierin staat uitleg over verschillende typen kassa’s en staat meer over de betrouwbaarheid, gestelde eisen, administratieplicht en auditfile.

Verder wijst de Belastingdienst op de brochure ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’.

Bron: Belastingdienst