De handreiking van de Belastingdienst bevat de volgende inhoud.

------------------------------

Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:

1. arbovoorzieningen;
2. gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

1. Arbovoorzieningen

De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is van toepassing als is voldaan aan de volgende voorwaarden:

• De arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn.
  • In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.

Voorbeelden van arbeidsvoorzieningen zijn een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden.

Voldoet de voorziening niet aan de voorwaarden?
Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

2. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:

• De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt.

Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier financieel verantwoordelijk voor. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen voor rekening van de werkgever.

Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft de werkgever niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer mag kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening.

Gereedschap en dergelijke apparatuur
Voorbeelden van gereedschap zijn: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

Cafetariaregelingen
Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bestuurders en commissarissen
Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die de werkgever verloont via opting-in. In deze gevallen heeft de werkgever dus de bewijslast.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium?
Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

3. Voorbeelden

Voorbeeld: vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Voorbeeld: vaste thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.

Voorbeeld: kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden?

Internetaansluiting
Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen.

Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.

Abonnementskosten
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voorbeeld: internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

De werkgever moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert hij bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.

Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

--------------------------------

Lees ook de thema's De werkkostenregeling: gerichte vrijstellingen en eindheffingen en Eindheffingen: Loonbelasting heffen van de werkgever.

Bron: Belastingdienst