Verstrekt de werkgever een maaltijd op de werkplek dan is dit loon voor de werknemer. Hiervoor geldt een normbedrag van € 3,35. Is de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde hoger dan € 3,35, dan mag de werkgever toch het lagere normbedrag toepassen. Een eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op dit bedrag.

Het maakt niet uit of sprake is van ontbijt, lunch of diner. Het normbedrag is zodanig vastgesteld dat dit onder het bedrag blijft dat een werknemer gemiddeld besteedt aan een maaltijd op de werkplek.

Aanwijzen als eindheffingsloon

De werkgever mag het normbedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling, dit komt ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Als de werkgever maaltijden aanwijst als eindheffingsloon hoeft hij deze niet per werknemer te administreren. De werkgever houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Hij vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,35 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.

Bedrijfskantines voor verschillende bedrijven

In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handelt de werkgever als volgt: In zijn administratie neemt hij de verstrekking op als eindheffingsloon. Hij ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:

• het totale aantal maaltijden per werkgever;
• de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever.

Let op!
De werkgever mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan zijn betalingen en verstrekkingen aan de cateraar. Hij moet uitgaan van het normbedrag van € 3,35.

Voorbeeld
Een werkgever heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,35. Wat zijn de fiscale gevolgen?
Belastingtechnisch gezien verstrekt de werkgever een maaltijd. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,35. Bij het loon van uw werknemer telt hij het normbedrag minus de eigen bijdrage van de werknemer (€ 3,35 - € 2,35 = € 1). De werkgever kan dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling en komt dus ten laste van de vrije ruimte.

Waarde maaltijd lager dan normbedrag

Als de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd aantoonbaar lager is dan het normbedrag, mag de werkgever de lagere waarde tot het loon rekenen. Het gaat hierbij niet alleen om de kosten van de ingrediënten. De werkgever moet ook rekening houden met de bijkomende kosten, zoals bijvoorbeeld: personeelskosten voor degene die de maaltijd bereidt, klaarzet of opruimt, kosten van faciliteiten die de werkgever beschikbaar stelt, energiekosten, verzekeringen, huurkosten.

Let op!
Heeft de maaltijd op de werkplek een zakelijk karakter, dan is het normbedrag niet van toepassing. Voor een zakelijke maaltijd geldt een gerichte vrijstelling.

Bron: Belastingdienst