Veel werkgevers stellen de overstap naar de werkkostenregeling nog steeds uit. Dat blijkt ook uit de op 22 oktober 2012 gepubliceerde evaluatie van de werkkostenregeling. Deze evaluatie zou worden besproken met de Tweede Kamercommissie voor Financiën, maar dat overleg is al twee keer uitgesteld en vindt nu plaats op 27 maart aanstaande. Vanwege de hierdoor in de media ontstane onrust over de regeling laat Weekers in een brief aan de Tweede Kamer vandaag weten dat hij het keuzeregime met één jaar verlengt tot 1 januari 2015.
"Voor bedrijven is dit een positieve ontwikkeling", aldus Eenhoorn. "Werkgevers hebben zo een wat langere voorbereidingstijd, met name om de werkkostenregeling goed te implementeren. Bovendien moeten bedrijven rekening houden met een forse investeringspost. Iets wat in de praktijk niet altijd wordt gerealiseerd."
Aanpassing administratie
Die kosten zijn allereerst nodig voor aanpassingen aan en koppeling tussen de salaris- en financiële administratie. Zo gaat de werkkostenregeling bijvoorbeeld uit van kosten inclusief btw. Bovendien zullen de diverse vergoedingen en verstrekkingen niet op één grootboekrekening geboekt kunnen worden, want niet alle kosten vallen onder de vrije ruimte. Softwareleveranciers zullen de administratie van een bedrijf wkr-proof moeten maken en dat doen zij niet voor niets.
Bijscholing
En dan is er volgens Eenhoorn nog de interne organisatie. Personeel wat zich bezig houdt met de salarisadministratie zal moeten worden bijgeschoold. "Iemand zal moeten weten tot welke categorie een bepaalde vergoeding of verstrekking behoort. Declaraties zullen moeten worden uitgesplitst en kosten zullen apart moeten worden geboekt. Denk aan intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, kosten met een lagere waardering en kosten die in de vrije ruimte vallen."
Monitoren
Verder zullen bedrijven gedurende het jaar moeten monitoren of de vrije ruimte niet wordt overschreden. Het totaal aan kosten dat geboekt is in de vrije ruimte, moet blijken uit de financiële administratie. De salarisadministratie geeft dan weer informatie over de fiscale loonsom.
Afhankelijk van de gekozen methode voor het berekenen en toetsen van de vrije ruimte geldt deze ruimte per kalenderjaar of per tijdvak. Eenhoorn: "Bedrijven zullen hier alert op moeten zijn. Bij overschrijding moet immers op tijd 80% eindheffing worden betaald." Startende ondernemers hebben geen keus, omdat een fiscaal loon in het voorafgaande jaar ontbreekt. Zij moeten dan ook de vrije ruimte verplicht berekenen en toetsen aan het totale fiscale loon per aangiftetijdvak.
Investering versus eenvoud
Of de investeringskosten voor implementatie uiteindelijk opwegen tegen de beoogde lastenverlichting en vereenvoudiging die de werkkostenregeling zou moeten brengen, dat blijft volgens Eenhoorn 'koffiedik' kijken. "Heb je het eenmaal geregeld en de boel onder controle, dan zou het best weleens voordeliger kunnen uitpakken dan het oude systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Gezien alle ontwikkelingen rondom de werkkostenregeling en de knelpunten die er nog zijn, zal dit echter pas in de toekomst duidelijk worden."
Bron: Redactie TaxLive
Informatiesoort: Nieuws
Rubriek: Loonbelasting