Door de coronacrisis werken werknemers nu vaker thuis dan op kantoor. Hoe moet de werkgever de reisvergoedingen of OV-abonnementen verwerken in de loonadministratie? Hieronder de antwoorden op een aantal vragen.

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding, maar zij werken nu (bijna) volledig thuis. Mag de reiskostenvergoeding toch hetzelfde blijven?
Ja. De werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
• De werkgever heeft de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 toegekend aan zijn werknemers.

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. Mag deze vergoeding hetzelfde blijven?
Ja. De werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
• De werkgever heeft de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers.

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding volgens methode 1 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. Ik ga daarbij uit van de mogelijkheid om met een hoger aantal reisdagen dan 214 te rekenen. Mag deze vergoeding hetzelfde blijven?
Ja. De werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
• De werkgever heeft de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers.
• De werkgever kon vóór 13 maart 2020 aannemelijk maken dat uw werknemers ten minste 268 dagen zouden reizen.

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding volgens methode 1 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. Voor een aantal werknemers is een enkele reis van hun woning naar hun vaste werkplek meer dan 75 kilometer. Ik moet daarom voor die werknemers een nacalculatie doen. Mag ik dan de dagen waarop die werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?
Ja, dat mag als de werkgever de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 hebt toegekend aan uw werknemers.

Één of meer van mijn werknemers hebben op grond van de cafetariaregeling gekozen voor een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding in plaats van een deel van hun brutoloon. Mag deze vergoeding hetzelfde blijven?
Ja. De werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
• De werknemers hebben vóór 13 maart 2020 hun keuze gemaakt.

Het maakt hierbij niet uit of de werkgever de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de daadwerkelijke reizen, of berekent volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020.

Één of meer van mijn werknemers krijgen aan het einde van het jaar met terugwerkende kracht een forfaitaire reiskostenvergoeding over 2020. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?
Nee. Want de werkgever heeft de vergoeding niet vóór 13 maart 2020 toegekend aan zijn werknemers. Het maakt hierbij niet uit of de werkgever de vergoeding berekent volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020.

De werkgever kan wel een onbelaste vergoeding geven voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Geeft hij een hogere vergoeding, dan is het deel boven € 0,19 belast.

Één of meer van mijn werknemers kiezen er op grond van de cafetariaregeling voor hun eindejaarsuitkering 2020 om te laten zetten in een vaste reiskostenvergoeding over 2020. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?
Dat hangt ervan af wanneer de werknemers hun keuze hebben gemaakt. Hebben zij hun keuze gemaakt vóór 13 maart 2020, dan mag de werkgever de thuiswerkdagen meetellen als reisdagen. Het maakt hierbij niet uit of de werkgever de vergoeding berekent volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020.

Hebben de werknemers hun keuze gemaakt op 13 maart 2020 of daarna? Dan mag de werkgever de thuiswerkdagen níet meetellen als reisdagen. Hij kan wel toestaan dat zijn medewerkers de eindejaarsuitkering 2020 omzetten in een onbelaste vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer.

Ik heb voor één of meer van mijn werknemers een OV-abonnement betaald of vergoed. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?
Ja, dat mag als de werkgever het OV-abonnement vóór 13 maart 2020 heeft betaald of vergoed.

Of een OV-abonnement dat de werkgever voor zijn werknemers betaalt of vergoedt, onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die zij maken met het abonnement. In onderdeel 21.2.1 van het Handboek Loonheffingen 2020 staat hoe de werkgever dit kan beoordelen. Bij deze beoordeling mag hij uitgaan van het zakelijke reispatroon dat zijn werknemers normaal gesproken zouden hebben gehad.

Lees ook het bericht Aandachtspunten voor werkgevers in coronatijd en het Dossier Corona over andere noodmaatregelen voor de werkgever.

Bron: Belastingdienst