Een onvolledige of onnauwkeurige rittenregistratie kan leiden tot forse financiële gevolgen, zoals onterechte bijtelling in verband met privégebruik van een zakelijke auto of correcties achteraf. In de praktijk blijkt dit volgens de fiscus dus een veelvoorkomende fout.

De Belastingdienst spreekt belastingadviseurs aan door ze te vragen "proactief mee te kijken met klanten en te sturen op volledigheid, actualiteit en juistheid van de rittenadministratie". Door tijdig te controleren of de kilometerregistratie voldoet aan de wettelijke eisen, zo vindt de dienst, helpen adviseurs hun klanten om onverwachte correcties en extra kosten te voorkomen. "Dit zorgt voor een efficiënter proces en minder herstelwerk voor zowel u als de Belastingdienst", aldus de formulering van de fiscus.

Vanuit de steekproef ondernemingen 2022/2023 blijkt dat bij entiteiten waar een correctie in de inkomstenbelasting heeft plaatsgevonden, in 17 procent van de gevallen sprake was van een correctie in verband met privégebruik van de auto. Als een controlemedewerker van de Belastingdienst een correctie toepast, geeft deze aan wat de oorzaak is van de onjuistheid. In 43 procent van de gevallen wordt een gebrek aan deskundigheid bij de ondernemer als belangrijkste oorzaak genoemd.

Ter ondersteuning van de belastingadviseurs heeft de Belastingdienst een aantal tips gepubliceerd om klanten te begeleiden:

• Adviseer het gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dit verkleint de kans op fouten en discussies over de betrouwbaarheid van de registratie.
• Check tijdens het jaar of de rittenadministratie actueel wordt bijgehouden. Een tijdige controle voorkomt dat achteraf grote correcties nodig zijn.
• Bespreek afwijkingen direct met de klant.
• Let op de grens van 500 privékilometers per jaar. Geef inzicht in het onderscheid tussen zakelijke ritten, privékilometers en gecombineerde ritten, en welke gegevens zij hiervoor moeten registreren.
• Vergeet de btw-correctie voor privégebruik niet. Veel winstgenieters voor de inkomstenbelasting zijn ook btw-ondernemer. Wijs de klant erop om aan het einde van het jaar de btw-correctie voor privégebruik van de auto te bepalen en op te nemen in de laatste btw-aangifte over het betreffende jaar. Houd er ook rekening mee dat voor de btw het woon-werkverkeer privégebruik is. Een sluitende rittenregistratie met een Keurmerk kan helpen om deze correctie zo nauwkeurig mogelijk – en niet te hoog – vast te stellen.

Bron: Belastingdienst