Noodzakelijkheidscriterium
Per 1 januari 2015 komt er een nieuw criterium bij in de werkkostenregeling: het noodzakelijkheidscriterium. Met dit criterium in de hand kan een werkgever een bepaalde voorziening die naar zijn redelijk oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking onbelast vergoeden of verstrekken. Er hoeft geen rekening te worden gehouden met het privévoordeel wat de werknemer eventueel heeft van de voorziening. Voorlopig zal het noodzakelijkheidscriterium alleen gelden voor gereedschappen, computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
Tegenstrijdigheden
Het noodzakelijkheidscriterium vormt een 'open norm' die meer flexibiliteit en meer vrijheid met zich meebrengt. In die 'open norm' schuilt echter het gevaar. Volgens Marcel Kawka, partner van de Adviesgroep Loon-& Premieheffing van BDO, wil 'open' namelijk nog niet zeggen dat sprake is van een 'heldere norm'. Van helderheid is namelijk geenszins sprake gezien alle tegenstrijdigheden die zorgen voor aanzienlijke verwarring. Kawka noemt twee voorbeelden: "de staatssecretaris geeft aan dat de werknemer de voorziening "zonder meer nodig" dient te hebben voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Betekent "zonder meer nodig" hier dat de dienstbetrekking zonder de voorziening niet goed kan worden uitgevoerd? Iets wat de staatssecretaris stelt, maar wat voor discussie vatbaar is. Is het verstrekken van een computer en een tablet tezamen bijvoorbeeld wel noodzakelijk of is alleen een computer afdoende voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking? De werkgever zal moeten aantonen dat de voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering en dat zal in de praktijk niet altijd even eenvoudig zijn. Bovendien stelt de staatssecretaris dat kosten die alleen maar bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking niet als "noodzakelijk" zijn aan te merken. Er is dus blijkbaar verschil tussen een 'goede uitoefening van de dienstbetrekking' en een 'behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking'.
Ruim niet altijd ruimer
Als tweede voorbeeld noemt Kawka het verschil tussen 'zakelijk' en 'noodzakelijk'. "De staatssecretaris stelt dat het noodzakelijkheidscriterium veel overeenkomsten vertoont met het gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar net een stapje verder gaat. Een zakelijke voorziening hoeft dus niet zondermeer noodzakelijk te zijn. De vraag is hoe dit zich verhoudt ten opzichte van de huidige regelgeving. Nu mag de werkgever bijvoorbeeld onbelast een mobiele telefoon verstrekken of vergoeden bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Dit zakelijkheidsvereiste wordt in 2015 losgelaten. Dus ook bij meer dan 10% zakelijk gebruik, hoeft nog geen sprake te zijn van 'noodzakelijk voor een goede vervulling van de dienstbetrekking'. Een en ander blijkt ook uit de nieuwe gerichte vrijstelling voor werkplekgerelateerde hulpmiddelen die ook elders kunnen worden gebruikt. Het gaat hier om hulpmiddelen die niet noodzakelijk zijn, maar wel 90% of meer zakelijk worden gebruikt. Dit bewuste onderscheid toont al aan dat de mobiele telefoon dus ook niet per definitie onder 'noodzakelijk' valt, ongeacht de mate van zakelijk gebruik. De praktijk kan hier maar beter op bedacht zijn, want het verschil tussen 'zakelijk' en 'noodzakelijk' zal onherroepelijk leiden tot meer discussies."
Drie normen
In feite is geen sprake van één 'open norm', maar van drie normen: redelijkheid, noodzakelijkheid en gebruikelijkheid. Drie 'open normen' is wat Kawka betreft toch echt iets teveel van het goede. "Dit doet afbreuk aan heldere en eenvoudige wetgeving." De gebruikelijkheidsnorm, dan wel de gebruikelijkheidstoets, is een extra bewijslastenverzwaring wanneer een onder het noodzakelijkheidscriterium vallende voorziening wordt verstrekt of vergoed aan een werknemer die tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam. De werkgever zal dan aannemelijk moeten maken dat een dergelijke voorziening gebruikelijk is voor een behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Nu is dat in de praktijk lang niet altijd makkelijk te beoordelen.
Kawka: "Een onderbouwing van wat gebruikelijk is, zal niet eenvoudig zijn. In alle redelijkheid kunnen we toch wel zeggen dat een dga in verband met bereikbaarheid niet zonder mobiele telefoon kan of een ipad. Maar hoe toon je dit aan? Statistische cijfers zijn er niet. In feite is dit een onredelijke verzwaring van de bewijslast die ook nog eens overbodig is, ingeval van een redelijke en noodzakelijke voorziening."
Van geen loon naar loon
Een laatste opvallendheid in het noodzakelijkheidscriterium is de verplichting dat de werknemer de voorziening teruggeeft als hij deze volgens de werkgever niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Kan dit niet dan moet de restwaarde van de voorziening tot het loon worden gerekend. Kawka spreekt van een merkwaardige wending want "normaal gesproken dient een werkgever op het genietingstijdstip te bepalen of iets loon is." "Wat op dat moment geen loon is, blijft geen loon. Met die regel wordt nu gebroken. Het onbelast verstrekken of vergoeden van een onder het noodzakelijkheidscriterium vallende voorziening wordt ineens afhankelijk gesteld van de toekomst. Wordt namelijk de verplichting van teruggave of vergoeding van de restwaarde niet uitgevoerd, dan is achteraf niet voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium."
Meer duidelijkheid
Kawka doet tot slot nog een oproep aan de wetgever: "het opnemen van een noodzakelijkheidscriterium in de vorm van een 'open norm' is ingegeven vanuit een nobel streven naar eenvoud en meer flexibiliteit. Gezien echter het te verwachten slagveld van discussies is de praktijk gebaat met duidelijke spelregels, zodat het noodzakelijkheidscriterium ook echt een reële kans van slagen heeft."
Bron: Redactie TaxLive