Tegen eind 2024 zijn bijna alle brieven die de Belastingdienst naar belastingplichtigen stuurt, getoetst aan intern ontwikkelde begrijpelijkheidsnormen en waar nodig aangepast. Dat zegt programmamanager Begrijpelijke Brieven Belastingdienst, Dennis Blansjaar. Het gaat om maar liefst 6.200 verschillende brieven. 

In het verleden zijn er vaker oproepen gedaan om de communicatie en met name de brieven van de Belastingdienst begrijpelijker te maken. Vorige maand nog schreef de Parlementaire Enquêtecommissie in het eindrapport dat begrijpelijke brieven een hoop miscommunicatie, problemen bij burgers en extra werk voor de Belastingdienst kunnen voorkomen.

In 2022 startte het programma Begrijpelijke Brieven Belastingdienst (BBB). BBB ontwikkelde drie instrumenten om de leesbaarheid van brieven te beoordelen en die te verbeteren:

  • De taalscan – binnen vijf seconden is via een geautomatiseerde taalscan duidelijk of een brief begrijpelijk en toegankelijk is. Staat er een handelingsperspectief in? Zitten er niet te veel ingewikkelde lange zinnen in? En is de woordkeuze eenvoudig te begrijpen voor mensen op vmbo-niveau?
  • De klantpanels – via een bureau ontvangen mensen uit de beoogde doelgroep een brief. Mensen uit het klantpanel geven vervolgens feedback op die brief.
  • Medewerkerspanel - ruim 400 collega’s beoordelen de begrijpelijkheid en toegankelijkheid van een brief en geven vervolgens feedback.

Hoe een begrijpelijkere brief veel werk kan voorkomen voor de Belastingdienst illustreert Blansjaar met een voorbeeld. "Er was een brief bij die al jarenlang erg lastig bleek voor veel ontvangers: over de naheffingsaanslag omzetbelasting. Die kreeg je als je de aangifte omzetbelasting niet had gedaan. Het aangeslagen bedrag daarin bleek vaak te hoog. De begeleidende toelichting was niet helder en zelfs niet geheel relevant. Altijd als die brief de deur uitging, kregen we een hoop vragen. Daar werken we dus aan.”

Blansjaar zegt tot nu toe ongeveer 2800 brieven te hebben getoetst. "We hebben brieven opgeschoond of in elkaar geschoven en getoetst op begrijpelijkheid. Het ging voornamelijk om kantoorbrieven." Veel impact verwacht Blansjaar van de aangepaste, massale brieven. Voor de inkomstenbelasting bijvoorbeeld verstuurt de Belastingdienst 40 tot 50 soorten en in totaal 30 miljoen brieven per jaar. De verbeterde versie van de onlangs verstuurde uitnodiging tot aangifte inkomstenbelasting is verstuurd naar 9 miljoen mensen.

Bron: Belastingdienst

Informatiesoort: Nieuws

Rubriek: Belastingrecht algemeen

193

Gerelateerde artikelen