Het is goed om na te gaan of nog wel aan de voorwaarden voor gerichte vrijstelling voldaan wordt zoals opgenomen in artikel 31a Wet op de loonbelasting 1964. Wordt niet meer voldaan aan deze voorwaarden, dan moet de werkgever beoordelen of de vergoeding/verstrekking in de vrije ruimte past of moet worden stopgezet. Ook kan een werkgever nagaan of het misschien mogelijk is om andere (beter passende en gericht vrijgestelde) vergoedingen en verstrekkingen te geven.

Het gaat daarbij in het bijzonder om de volgende vergoedingen en verstrekkingen.

Reiskostenvergoeding eigen vervoer

Op basis van artikel 31a, lid 2 letter a, Wet op de loonbelasting 1964 geldt een gerichte vrijstelling voor reiskosten van € 0,19 per kilometer. In het besluit reiskostenvergoedingen (20 maart 2015 • BLKB2015-0188M • onderdeel 4) is nader uitgewerkt, onder welke voorwaarden een vaste kostenvergoeding voor reiskostenvergoedingen mag worden gegeven.

Kort samengevat houdt deze regeling in dat, wanneer een fulltimer werknemer 70% van de werkdagen naar zijn werkplek reist, de werkgever hiervoor een vergoeding van 214 x reisafstand woon-werk x twee (heen en terug) x € 0,19 cent per kilometer mag geven. Voor een werknemer die in deeltijd werkt, mag een pro rata gedeelte van 214 dagen vergoed worden. Deze regeling mag echter niet toegepast worden indien de werknemer meer dan zes weken afwezig is.

In het kader van langdurig thuiswerken komen dus twee situaties in beeld waarbij de vaste reiskostenvergoeding bovenmatig kan worden (en dus niet meer gericht vrijgesteld kan worden gegeven:

1. De werknemer werkt zes weken thuis (door corona of door corona gecombineerd met een andere reden). In dit geval is de reiskostenvergoeding niet meer gericht vrijgesteld na afloop van de zesde week van de afwezigheid.
2. De werknemer reist minder dan 70% van de werkdagen in een kalenderjaar naar de werkplek. In dat geval mag helemaal geen vaste vergoeding voor reiskosten gegeven worden, en kan de vergoeding alleen op declaratiebasis gegeven worden.

Let op!
De gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoeding woon- werkverkeer op declaratiebasis of vergoeden van de kosten van OV-vervoer is vanaf het eerste moment van thuiswerken al niet meer mogelijk. Als een deel van de werknemers dus een vaste vergoeding ontvangt en anderen declareren, ontstaat er dus een verschil. Datzelfde geldt voor de werknemer die meer dan 75 km van het werk af woont. Bij hem moet namelijk altijd achteraf beoordeeld worden of de vaste vergoeding per kalenderjaar niet hoger is dan het aantal ritten x reisafstand woon-werkverkeer x twee (zogenaamde nacalculatie).

Auto van de zaak

Indien aan de werknemer een auto van de zaak ter beschikking wordt gesteld dient ingevolge artikel 13bis Wet op de loonbelasting 1964 een waarde te worden meegenomen als loon, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat de auto niet voor privé doeleinden gebruikt wordt. In beginsel is dit een forfaitaire waarde. Indien de auto van de zaak echter niet of nauwelijks meer zakelijk gebruikt wordt kan sprake zijn van een hogere bijtelling, namelijk tot maximaal de kosten van de auto.

Vergoeding voor kantinemaaltijden hoeft niet meer

Regelmatig houden werkgevers een vast bedrag in bij werknemers in verband met het voordeel van kantinemaaltijden opgenomen in artikel 3.8 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. Als werknemers thuis werken hebben de werknemers dit voordeel niet meer en kan de inhouding achterwege blijven.

Extra kosten van thuiswerken

Op grond van artikel 1.2, lid 2 letter f, Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is een ruimte in de eigen woning van de werknemer geen werkplek, behalve voor Arbo-doeleinden. Dat betekent dat er geen mogelijkheden zijn om kosten te vergoeden en of verstrekkingen te doen voor deze werkplek, anders dan arbovoorzieningen en kosten van internet nodig voor het werk. Wil een werkgever dus andere zaken vergoeden en verstrekken in verband met thuiswerken zoals een extra monitor, cartridges of bijvoorbeeld papier en postzegels, dan zullen deze vergoedingen de vrije ruimte belasten.

Plan van aanpak

Inventariseer welke vergoedingen en verstrekkingen de werkgever geeft. Breng aan de hand van het bovenstaande overzicht in kaart of de vergoeding/verstrekking bij thuiswerken in verband met corona:

1. Een bijdrage van de werknemer betreft voor een faciliteit die hij niet geniet tijdens thuiswerken (kantinemaaltijd bijvoorbeeld). Zo ja. stem met de werkgever af of deze inhouding moet blijven.
2. Ga van de verschillende vergoedingen/verstrekkingen na of deze gericht zijn vrijgesteld en dus onbelast mogen worden gegeven (gebruik daarvoor het bovenstaande overzicht). Houd er daarbij rekening mee dat, bij veel thuiswerken sneller niet voldaan wordt aan de voorwaarden.
   • Is nog steeds een gerichte vrijstelling van toepassing? Dan is fiscaal geen actie nodig. Het is natuurlijk wel mogelijk dat een werkgever om andere reden deze vergoeding/verstrekking wil stopzetten.
   • Is geen gerichte vrijstelling meer mogelijk? Ga dan na welk beslag de vergoeding en/of verstrekking heeft op de vrije ruimte en bespreek met de werkgever of hij de vergoeding/verstrekking wil handhaven (rekening houdende met dit beslag en eventuele eindheffing van 80%).
3. Ga na of er wellicht vergoedingen en verstrekkingen zijn die de werkgever niet heeft opgenomen in zijn arbeidsvoorwaardenpakket en die de werkgever nog wel wil geven omdat de werknemer extra kosten heeft. Ga voor elk van de gewenste vergoedingen/verstrekkingen na of deze gericht zijn vrijgesteld en zo nee in hoeverre de vergoedingen hiervoor een beslag leggen op de vrije ruimte en eventueel leiden tot eindheffing van 80%. Bespreek dit met de werkgever en laat hem een keuze maken.

Aandachtspunt

Er zijn al verschillende fiscale maatregelen getroffen om de gevolgen van corona fiscaal te verzachten. Het is dan ook te verwachten dat ten aanzien van de fiscale gevolgen van thuiswerken bij corona nog aanvullende faciliteiten komen.

-----------------------------------

    

Dit is een van de vele adviezen/aanwijzingen die dagelijks verschijnen op Avanzer. Wilt u Avanzer Advies of Avanzer Antwoord eens gratis uitproberen? Ga dan naar de website van Wolters Kluwer Nederland. 

Bron: Avanzer